Порядок ознакомления с локальными нормативными актами. Можно ли знакомить работника с локальными актами по электронной почте. Когда происходит ознакомление

Аудит кадровой документации подходил к концу.

- Ну вот, теперь я за вас почти спокоен. - Заключил юрист. - А почему я нигде не увидел подписи работников, подтверждающие ознакомление с локальными нормативными актами?

- Они у нас в отдельном журнале расписываются, я покажу.

- Заводить отдельный журнал, конечно, не запрещено. Также как и делать соответствующую отметку в трудовом договоре. Но если у вас дойдет до суда, и работник заявит, что знакомился он совсем с другим документом, нежели тот, что вы показываете в суде, доказать обратное будет крайне сложно.

- А зачем работнику это надо?

- Ради денег, восстановления на работе. А бывают люди с отклонениями в поведении или профессиональные сутяги.

- Никогда с таким не сталкивалась…

- И не надо! Достаточно того, что я с ними сталкиваюсь. Увольняют, например, лодыря, регулярно не выполняющего должностные обязанности, а он - в суд с требованием восстановить на работе, оплатить время вынужденного прогула, выплатить компенсацию… Потому что при поступлении на работу его знакомили совершенно с другой должностной инструкцией, а эту изменили специально, чтобы его выгнать…

- Ну, почему. При нынешнем уровне техники не так сложно подделать документы со всеми подписями и печатями.

- Но есть же экспертиза!

- Есть. Но она стоит денег, а перед этим еще нужно убедить суд в ее необходимости. А суды у нас исходят из презумпции вины работодателя пред работником.

- Как?! Я думала, суд подходит непредвзято, исследует все материалы, а потом…

- Еще как предвзято. Поэтому все документы должны быть сделаны и-де-аль-но. - Юрист даже палец поднял. - И я вам настоятельно рекомендую к каждому документу, с которым знакомите работника, прикрепить листы ознакомления, прошить их вместе со всем документом, пронумеровать все страницы, и тогда вас никто ни в чем необоснованно обвинить не сможет.

Шпаргалка

Трудовой кодекс требует только знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись (ст. , , ТК). Исключение - дистанционные работники при наличии у них усиленной квалифицированной цифровой подписи, если такой порядок прописан в ЛНА организации (ст. 312.1 ТК ). Также следует установить в ЛНА организации порядок ознакомления с ними не дистанционных работников.

Таким образом, трудовой инспектор вправе наказать только за отсутствие подписи работника, подтверждающей его ознакомление с ЛНА, или несвоевременное ознакомление с документом. Например, трудовой договор заключен 20.06.2017, а ознакомился с ПВТР сотрудник 23.06.

При обмене электронными документами работодатель больше защищен от недобросовестных действий работника. В настоящее время Минэкономразвития подготовлен законопроект, позволяющий использовать электронные подписи со всеми категориями работников (а не только дистанционными, как это возможно сейчас). Будет ли он принят, и в каком виде, покажет время.

Работая в организации, вряд ли кто-то сможет избежать процедуры знакомства с ее внутренними документами. Причем ознакомиться с ними важно не только потому, что этого требует работодатель, но еще и потому, что работнику самому не будет лишним узнать и понять «правила игры» в компании. Ведь порядок взаимодействия сотрудников при осуществлении бизнес-процессов в каждой организации свой, и зависит он от многих факторов, включая организационные, юридические, экономические. В статье мы расскажем, с какими основными документами организации работодатель должен ознакомить работника, а также каким способом, в какие сроки ему необходимо это сделать и как он будет отвечать перед законом, если не выполнит установленные требования об ознакомлении с документами.

С какими документами знакомим?

Как известно, работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Так, в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ поставить подпись работник должен под:

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;

— коллективным договором.

На первый взгляд может показаться, что список документов невелик, однако, если разобраться, он далеко не исчерпывающий. Так, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) вроде бы все ясно: данный локальный нормативный акт должен быть разработан и утвержден в любой организации. ПВТР, как правило, регламентируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения между работниками и организацией, и направлены они прежде всего на рациональное использование рабочего времени, укрепление трудовой дисциплины, формирование сплоченной команды работников.

Коллективный договор, в отличие от ПВТР, есть далеко не во всех организациях (в основном в крупных компаниях). Он регулирует социально-трудовые отношения и заключается между работниками и работодателем.

Что касается иных локальных нормативных актов (ЛНА), непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника, их перечень в каждой организации свой и зависит от многих факторов: сложности организационной структуры, количества работников, видов хозяйственной деятельности, степени внедрения в повседневную деятельность правил делопроизводства и документооборота и т. д.

Руководствуясь ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В некоторых организациях, особенно относящихся к малому бизнесу, имеются только обязательные локальные нормативные акты. К ним в основном относятся:

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);

— правила (инструкции, положения) по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ), — положение о защите персональных данных;

— локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), — положение об оплате труда.

В большинстве же компаний, представляющих средний и крупный бизнес, могут быть утверждены следующие ЛНА, с которыми работодатель также должен ознакомить работников, хотя закон не требует их наличия:

— положения о структурных подразделениях;

— должностные инструкции;

— положение о генеральном директоре;

— положение о персонале;

— положение о премировании;

— положение о служебных командировках;

— положение о дисциплинарной ответственности;

— положение о материальной ответственности;

— положение об аттестации работников;

— положение о коммерческой тайне;

— положение об информационной безопасности;

— инструкция по делопроизводству;

— иные локальные нормативные акты с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации.

Помимо ЛНА имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников под личную подпись в тех или иных случаях, правда, уже после заключения трудового договора — в процессе работы в организации. К ним относятся:

— графики сменности (ст. 103 ТК РФ);

— расчетные листки (ст. 136 ТК РФ);

— приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);

— документы по кадровому учету. Напомним, до 1 января 2013 г. повсеместно использовались унифицированные формы документов по кадровому учету, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Однако в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» применение данных форм документов стало необязательным. Таким образом, организации самостоятельно могут утверждать формы документов по кадровому учету;

— приказы (распоряжения) по основной деятельности, относящиеся к конкретным работникам;

— акты, фиксирующие действия в отношении конкретного работника, и др.

Отметим, что обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе. Как правило, от лица работодателя в этом вопросе выступает специалист по кадрам. И хотя для них обычно не составляет труда знакомить работников с теми или иными документами ввиду того, что это их прямая обязанность, в то же время и у них возникает немало вопросов, на которых мы остановимся далее. Надо сказать, что в отдельных случаях знакомить работников с определенными документами могут и руководители структурных подразделений или иные уполномоченные лица. При этом следует иметь в виду, что об этом должно быть сказано в их должностной инструкции и/или приказе (распоряжении) работодателя.

К сведению. Если ЛНА претерпевают изменения или дополнения и затрагивают определенные сторонами условия трудового договора, то работодатель должен ознакомить работника под его личную подпись с указанными изменениями в аналогичном порядке, как и при первичном ознакомлении.

Кого знакомим?

Немаловажным является вопрос о том, кого следует знакомить с теми или иными документами. Скажем, ознакомление работников с организационно-распорядительными документами и документами по кадровому учету, перечисленными выше, редко может вызвать сложности у специалистов-кадровиков, поскольку в большинстве случаев с ними должны быть ознакомлены работники, перечисленные в тексте самих документов.

Что касается ознакомления с ЛНА, то в данном случае вопросов возникает немало. Поэтому далее мы поговорим именно об ознакомлении работников с ЛНА. К примеру, зачастую работодатель не разграничивает круг лиц-«ознакомителей». Так, чаще всего ошибочно могут быть ознакомлены с ЛНА:

— работники, чью работу не затрагивают положения данного ЛНА;

— лица, работающие на условиях аутсорсинга или аутстаффинга;

— лица, оказывающие услуги или выполняющие работы по гражданско-правовым договорам (возмездного оказания услуг, подряда и др.);

— работники контрагентов, партнеров организации и т. д.

Возможно, в редких случаях будет нелишним ознакомить с определенным ЛНА (например, положением об информационной безопасности или положением о коммерческой тайне) и «посторонних» лиц. Особенно это касается случаев осуществления ими деятельности на территории работодателя. Однако надо понимать, что в случае нарушения ими требований ЛНА с большей степенью вероятности правовые последствия не наступят, ведь цель такого ознакомления заключается лишь в информировании «постороннего лица» о правилах поведения и взаимодействия между работниками в данной организации.

Между тем закон предусматривает, что, во-первых, с ЛНА должны быть ознакомлены работники организации, а во-вторых, положения ЛНА должны быть непосредственно связаны с их Трудовой деятельностью .

Например, с положением о материальной ответственности следует знакомить только материально ответственных лиц, то есть тех, на которых можно возложить материальную ответственность на основании закона или договора. А с положением об отделе кадров должны быть ознакомлены исключительно работники отдела кадров.

В данном контексте может возникнуть вопрос: а что, если работник откажется знакомиться с ЛНА, связанным С его трудовой деятельностью ? На практике такие случаи нередки. К примеру, чаще всего работники могут отказаться от «знакомства» с должностной инструкцией, оставляя за собой право оспаривания примененных к ним дисциплинарных взысканий, включая увольнение по виновным основаниям, по причине неисполнения возложенных на них трудовых обязанностей.

А бывает, что и материально ответственные лица отказываются подписывать договор о полной материальной ответственности и знакомиться с положением о материальной ответственности, чему автор в свое время был свидетелем. В данном случае материально ответственное лицо, хотя по закону к таковым относилось, брать на себя подобную ответственность не желало.

Если работник отказывается от ознакомления с ЛНА, то выбор за работодателем: либо не настаивать на ознакомлении, понимая, что положения ЛНА на такого работника распространяться не будут, и взять все риски, связанные с неознакомлением, на себя, либо убедить работника в обязательности ознакомления с ЛНА. Если же это не удастся — применить к нему соответствующее ситуации дисциплинарное взыскание.

Как знакомим?

Порядок и способы ознакомления работников с кадровыми и организационно-распорядительными документами в основном вопросов не вызывают. Сотрудник ставит свою подпись и инициалы в соответствующей графе документа.

Что касается порядка и способов ознакомления с ЛНА, учитывая, что трудовым законодательством данный вопрос не урегулирован, практика складывается по принципу «сколько специалистов — столько и мнений». Как мы уже отмечали, закон требует ознакомить работника с ЛНА «под роспись», то есть под личную, или собственноручную, подпись. Между тем возникает справедливый вопрос: где именно ставить эту подпись?

На сегодняшний день существует немало способов ознакомления с ЛНА «под роспись», применяемых на практике специалистами по кадрам:

1) проставление работниками подписей и даты ознакомления в листе ознакомления с ЛНА, прилагаемом к ЛНА и сшиваемом вместе с ним (см. пример 1);

2) проставление работниками подписей и даты ознакомления в специальном табеле или журнале <1>, содержащем перечень ЛНА (см. пример 2 и пример 3);

3) проставление работниками подписей в листе ознакомления с ЛНА, прилагаемом к трудовому договору (с указанием в тексте договора, что до подписания трудового договора работник был ознакомлен со всеми ЛНА, указанными в приложении к нему) (см. пример 4).

Пример 1. Лист ознакомления работников с Правилами внутреннего трудового распорядка.

Лист ознакомления работников с Правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Бизнес», утвержденными приказом ООО «Бизнес» от 10.11.2014 N 12-к (введенными в действие 10.11.2014)

Пример 2. Фрагмент журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.

N п/п	Ф. И.О. работника	Должность работника	Структурное подразделение	Отметка об ознакомлении
Подпись работника	Дата ознакомления
1. Правила внутреннего трудового распорядка
	Ковалева Нина Григорьевна	Менеджер по персоналу	Отдел кадров	Ковалева	10.10.2014
<…>	<…>	<…>	<…>	<…>	<…>
	Положение об оплате труда
	Ковалева Нина Григорьевна	Менеджер по персоналу	Отдел кадров	Ковалева	10.10.2014
<…>	<…>	<…>	<…>	<…>	<…>
	3. Положение о премировании
1.	Ковалева Нина Григорьевна	Менеджер по персоналу	Отдел кадров	Ковалева	10.10.2014
<…>	<…>	<…>	<…>	<…>	<…>

Пример 3. Фрагмент журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.

N п/п	Ф. И.О. работника	Должность работника	Структурное подразделение	Ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка (подпись и дата ознакомления)	Ознакомлен с Положением об оплате труда (подпись и дата ознакомления)	Ознакомлен с Положением о коммерческой тайне (подпись и дата ознакомления)	<…>
1	2	3	4	5	6	7	<…>
1	Ларин Олег Евгеньевич	Менеджер по закупкам	Отдел закупок	Ларин	Ларин	Ларин	<…>
2	Королькова Марина Юрьевна	Начальник отдела кадров	Отдел кадров	Королькова	Королькова	Королькова	<…>
<…>	<…>	<…>	<…>	<…>	<…>	<…>	<…>

Пример 4. Лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Приложение N 1

к трудовому договору от 10.11.2014 N 34-т

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

До подписания трудового договора Работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами ООО «Бизнес»:

К сведению. Если поступающего на работу нужно ознакомить с ЛНА, имеющим отношение к одному или нескольким работникам (например, с должностной инструкцией), целесообразнее это сделать путем проставления подписей в самом документе с получением его копии.

К сведению. Дистанционного работника можно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанным с его работой, путем обмена с ним электронными документами с электронной цифровой подписью (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Случается, что в крупных организациях, с большой численностью персонала, особенно если у них много обособленных подразделений, находящихся в разных регионах, возникают сложности с личным ознакомлением работников с ЛНА. Кадровики в таких организациях пытаются ознакомить работников путем рассылки ЛНА по электронной почте или размещения на странице в Интернете или Интернете, на информационных досках, в корпоративных изданиях и пр.

Перечисленные способы ознакомления сотрудников с ЛНА имеют место, но, скорее всего, они будут носить дополнительный характер. Ведь если работник ознакомится с ЛНА, прочитав его на информационной доске, или вовсе проигнорирует его, то в случае необходимости представления доказательств ознакомления этого работника с ЛНА таковых не окажется.

Соответственно, если работник не будет ознакомлен с ЛНА, то в случае его нарушения у работодателя не будет оснований привлечения его к ответственности. Например, если в организации действует положение о коммерческой тайне, с которым по каким-то причинам не ознакомили работников, то в случае разглашения коммерческой тайны к работникам никаких претензий быть не может. И наоборот: если работники должным образом были ознакомлены с таким положением, то, если информация, отнесенная к коммерческой тайне, при определенных условиях попадет вовне по вине конкретного работника, его можно будет привлечь к дисциплинарной и гражданской ответственности за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.

В какой срок?

Как мы уже говорили, с ЛНА работодатель знакомит работников до заключения трудового договора, а с остальными документами — после его заключения. Но, разумеется, далеко не всегда работодатель безупречно соблюдает такую процедуру. Зачастую о том, что работники не ознакомлены с ЛНА, становится известно при возникновении конфликтной ситуации, в которой работодатель во избежание неприятных прецедентов будет пытаться ознакомить с таким документом всех остальных работников в ускоренном порядке, задним числом.

Законно ли это? Конечно нет. Однако при проставлении работником подписи при ознакомлении с ЛНА после заключения трудового договора с указанием даты ознакомления, предшествующей дате заключения трудового договора, вряд ли возможно доказать, что он ознакомился с ЛНА не в срок. По общему правилу на работника будут распространяться положения ЛНА с момента ознакомления с ним. Рассмотрим случай из практики.

Судебная практика. Работница обратилась с иском к организации об отмене дисциплинарных взысканий и компенсации морального вреда. В обоснование заявленных требований она указала, что работает в организации в должности торгового представителя с августа 2009 г. В январе 2010 г. она была привлечена к дисциплинарной ответственности в виде выговора за непредставление в установленный срок документов первичной отчетности, а в феврале 2010 г. — к дисциплинарной ответственности в виде выговора за непроведение работы с дебиторской задолженностью и невыполнение плана продаж. Истица считает указанные дисциплинарные взыскания незаконными, поскольку работодатель не поручал ей получить от покупателей документы первичной отчетности, она не была ознакомлена со своими должностными обязанностями и с ней не был проведен инструктаж по работе с дебиторской задолженностью. В частности, она не была ознакомлена с должностной инструкцией торгового представителя, а с регламентом управления дебиторской задолженностью была ознакомлена спустя месяц после привлечения к ответственности.

Требования об отмене названных выше распоряжений были удовлетворены судом. Он сделал следующие выводы:

— в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под личную подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. В ходе судебного разбирательства ответчик не представил допустимых и достоверных доказательств, подтверждающих факт ознакомления работницы с должностной инструкцией торгового представителя и с регламентом управления дебиторской задолженностью до принятия решения о привлечении ее к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовых обязанностей;

— при таких обстоятельствах дисциплинарные взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей были применены к работнице с нарушением закона. Истица не была ознакомлена с возложенными на нее в соответствии с занимаемой должностью торгового представителя должностными обязанностями: обязанностью получать у покупателей документы первичной отчетности и проводить работу с дебиторской задолженностью в установленный срок, а также не была ознакомлена с установленным планом продаж (Определение Московского областного суда от 16.09.2010 по делу N 33-15865).

Кроме того, новые ЛНА, утвержденные и введенные в действие в установленном порядке в процессе хозяйственной деятельности, также должны быть доведены до сведения всех работников, чью трудовую деятельность они затрагивают, — в определенном в ЛНА или приказе работодателя порядке. При этом ознакомление лиц, находящихся в это время в отпусках, служебных командировках, на больничном и т. п., обычно осуществляется в первый день их выхода на работу.

Кто отвечает?

Обязанность знакомить работников под личную подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, лежит на работодателе. Потому на основании абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ в случае несоблюдения этой обязанности работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа: на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток.

К сведению. При рассмотрении дел о привлечении к ответственности по указанной статье КоАП РФ подразумевается, что ЛНА должен соответствовать действующему законодательству, быть утвержденным и введенным в действие в установленном порядке и быть применимым к трудовым отношениям. Процедура его принятия должна быть соблюдена. Соответственно, наказание, примененное на основе незаконно принятого ЛНА или ЛНА, положения которого идут вразрез с действующим законодательством, может быть оспорено работником в судебном порядке.

К слову, указанная ответственность может быть применена к работодателю за нарушение и иных норм трудового законодательства, в том числе за неознакомление работника с иными документами, ознакомление с которыми закон вменяет в обязанность работодателю. Между тем факт нарушения норм трудового законодательства может быть установлен и при проверке работодателя уполномоченными госорганами. Рассмотрим случай из практики.

Судебная практика. В связи с обращением в ГИТ работника о нарушении трудового законодательства организацией при его увольнении инспекция провела проверку, в ходе которой было установлено, что работодатель в нарушение абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ не включил в трудовой договор с работником при приеме его на работу на должность водителя-экспедитора обязательное условие о доплатах, надбавках, поощрительных выплатах. ГИТ признал организацию виновной и оштрафовал ее на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Работодатель обратился в суд с целью оспорить данное постановление.

В ходе судебного разбирательства было установлено следующее. В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Представитель организации утверждал, что организация ознакомила работника с локальными нормативными актами, о чем имеется запись в трудовом договоре и подпись работника. Но данный довод был отклонен судом, поскольку из находящегося в материалах дела трудового договора с водителем-экспедитором следует, что работник ознакомлен с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и правилами перевозки грузов автомобильным транспортом и другими локальными нормативными актами. Сведений о том, что он ознакомлен с приказом работодателя «О возмещении расходов, связанных с разъездным характером работ», материалы дела не содержат. Доказательств, подтверждающих ознакомление с указанным локальным актом, в суд не представлено.

На этом основании суд оставил в силе постановление государственного инспектора труда с изменением лишь в части назначенного административного наказания. Так, размер штрафа был снижен до 30 000 руб. (Решение Московского областного суда от 24.06.2014 по делу N 21-590/2014).

Таким образом, практически во всех случаях имеет значение именно факт ознакомления работника с теми или иными документами путем проставления работником собственноручной подписи — будь то в листе ознакомления, специальном журнале, трудовом договоре и пр. Только так можно будет доказать, что работник ознакомлен с документом, что не позволит ему манипулировать обратной информацией.

Для обеспечения непрерывной работы на предприятии, руководство имеет возможность составлять и вводить локальные нормативные акты. Эти документы являются обязательными для выполнения всеми работниками, и будут однозначно регулировать отношения в какой-либо области - выдаче зарплаты, начислении премий, поездкам в командировки и другие. С каждым таким локальным актом сотрудник должен ознакомиться под роспись.

Это такие правовые документы, которые работодатель имеет возможность разрабатывать и использовать в границах своей компетенции.

Если производится , то он в обязательном порядке должен быть познакомлен с (когда такой имеется в компании), а также с другими нормативными актами, которые будут непосредственно касаться его будущей деятельности в компании.

Такого рода актами считаются:

Правила, согласно которым производится обработка и хранение персональных сведений о всех работниках;
Документы по охране труда (техника безопасности, правила, инструкции и т. д.);
Должностная инструкция (если она есть);
Иные локальные нормативные акты, ознакомление с которыми закреплено в коллективном договоре или других документах.

Важно! Факт ознакомления с документами должен быть зафиксирован росписью сотрудника. О том, как это сделать читайте ниже.

Ознакомление с должностной инструкцией

При , его необходимо знакомить с должностной инструкцией, относящейся к его будущей работе. В этом документе четко закреплены его конкретные задачи и обязанности, а также определена его ответственность перед работодателем.

Но при этом, если все эти сведения были ранее прописаны в трудовом соглашении между сотрудником и компанией, то должностную инструкцию допускается не оформлять.

Если же они не указаны в договоре, но и инструкции нет, то все же рекомендуется ее составить. При этом необходимо принимать во внимание, что обязанности, указанные в трудовом соглашении, не должны отличаться от тех, что прописаны в инструкции.

Внимание! Процесс оформления должностной инструкции не регулируется на законодательном уровне, поэтому компания сама для себя решает, какие разделы в нее войдут, и каким образом при необходимости будут вноситься изменения.

Однако Роструд в своей письме считает, что при создании документа необходимо все же учитываться положения ГОСТ Р 6.30-2003.

Нужно или ознакомить сотрудника со штатным расписанием?

Согласно трудовому законодательству, при приеме нового сотрудника необходимо обязательно знакомить с теми локальными актами, которые непосредственно затрагивают его трудовую деятельность.

Однако при этом нигде не указывается, что конкретно относится к таким документам. Из-за этого у работодателей часто возникает сложность - нужно ли ознакомить работника со штатным расписанием?

Этот документ применяется в компании для закрепления структуры фирмы, штатного состава и численности работающих. В него вносятся наименования действующих структурных подразделений, должностей, специальностей с обозначением необходимой квалификации, а также установленное количество единиц.

Отсюда следует, что просто фиксирует какое количество работников на какой должности должны работать в компании. Эти сведения не затрагивают основную деятельность работников.

Внимание! Значит, знакомить вновь принятых сотрудников с таким документом при оформлении не обязательно. Однако это придется сделать, если соответствующий пункт закреплен в или другом, вышестоящем локальном акте.

Как подтвердить, что сотрудника ознакомился с документами?

Подтверждением факта, что сотрудник был ознакомлен с локальным актом, является наличие его личной подписи. Ее можно проставить в следующих местах:

Непосредственно на листе локального акта. Для этого в конце документа можно предусмотреть специальную таблицу с указанием фамилии, даты и подписи. Такой способ ознакомления вызывает наибольшее доверие у судов и контролирующих органов, поскольку не позволяет работодателю в дальнейшем подменить или дополнить документ в одностороннем порядке;
Проставление подписи на отдельном листе ознакомления. Его можно заводить в отдельности на каждый нормативный акт, или же иметь единый для всех локальных документов компании. При этом важную роль играет графа с датой ознакомления, которая позволяет соотнести факт с определенной редакцией документа. В идеале, с работников необходимо также брать росписи при каждом внесении изменений в первоначальный документ;
Ведение вместо отдельного листка специального журнала. Если листы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а записи вносятся последовательно по каждому факту ознакомления;
Внесение соответствующего пункта в трудовое соглашение. Особенностью этого момента является то, что в компании не предусмотрены отдельные журналы или листки, а работник, подписывая договор, одновременно делает отметку об ознакомлении с локальными актами. Во время судебных разбирательств такой способ признается правомерным и считается, что сотрудник принял на себя обязанности и ответственности, предусмотренные нормативными документами.

: Можно ли считать правомерны--м создание единого листка ознакомлен--ия, в котором перечислен--ы все локальные акты ?

Вопрос :

Трудовым законодательством не регламентирована процедура ознакомления работника с локальными нормативными актами организации.

Работодатель может использовать любой способ ознакомления работников, предусматривающий наличие подтверждающей подписи работника.

Будет правомерным и использование листа ознакомления (приложения к трудовому договору), в котором будут перечислены все локальные нормативные акты, с которыми ознакомлен работник.

Правовое обоснование :

Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит легального определения понятия локального нормативного акта.

В теории трудового права под локальными нормативными актами понимаются принимаемые работодателем акты, которые содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц.

Такие акты вправе принимать почти все работодатели (ст. 8 ТК РФ), исключение составляют лишь работодатели — физические лица (не предприниматели).

В соответствии с ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса Российской Федерации все работники организации должны быть под роспись ознакомлены с локальными нормативными актами предприятия, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Кроме того, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации). Обязательными для ознакомления являются следующие документы:

правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;
правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Должностная инструкция не указана трудовым законодательством в качестве обязательного локального акта организации. Вместе с тем она является важным документом, регламентирующим не только трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Поэтому рекомендуется ознакамливать принимаемых на работу лиц и с должностной инструкцией.

Кроме того, следует ознакомить принимаемых работников и с нижеуказанными локальными нормативными актами (при их наличии в организации):

коллективный договор;
положение о социальном обеспечении работников;
положение об информационной безопасности;
положение о коммерческой тайне;
положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
положение о документообороте;
положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;
письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности работника;
иные документы.

Необходимо отметить, что трудовым законодательством не регламентируется порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами и способы фиксации подписи работников. Работодатель вправе использовать любые удобные ему способы ознакомления.

Например, факт ознакомления работников с локальными актами может быть подтверждён следующими способами:

Подписью работника на листе ознакомления. Как правило, в листе ознакомления указываются фамилия, имя, отчество работника и дата ознакомления. Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Подписью работника в специальном журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами. В отличие от листа ознакомления этот журнал может предусматривать возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.

Подписью работника на листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору, в котором могут быть перечислены все локальные нормативные акты, в которыми ознакомлен работник.

Дистанционного работника можно ознакомить с локальными нормативными актами организации, непосредственно связанными с его работой, путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью. Это следует из совокупности норм: ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 Трудового кодекса, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Необходимо помнить, что неознакомление работников с локальными нормативными актами является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность для работодателя по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Название документа:
Номер документа:	614
Вид документа:
Принявший орган:	Минэкономразвития России
Статус:	Действующий
Опубликован:
Дата принятия:	28 августа 2015
Дата начала действия:	19 октября 2015
Дата редакции:	20 октября 2016

Об утверждении Порядка ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов, формы ходатайства об ознакомлении с документами заявки на выдачу патента на изобретение, ..

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

Об утверждении Порядка ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов, формы ходатайства об ознакомлении с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдаче копий таких документов

Документ с изменениями, внесенными:
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 21.11.2016, N 0001201611210022).
____________________________________________________________________

В соответствии с пунктом 2 статьи 1246 , пунктом 2 статьи 1385 части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 52, ст.5496; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 27, ст.3122; N 45, ст.5147; 2010, N 8, ст.777; N 9, ст.899; N 41, ст.5188; 2011, N 50, ст.7364; 2013, N 27, ст.3477, 3479; N 30, ст.4055; 2014, N 11, ст.1100; 2015, N 1, ст.83; N 27, ст.3996; N 29, ст.4342)

приказываю:

1. Утвердить:

Порядок ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов;

форму ходатайства об ознакомлении с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдаче копий таких документов.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя Федеральной службы по интеллектуальной собственности Ивлиева Г.П.

Врио Министра
Е.И.Елин

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
5 октября 2015 года,
регистрационный N 39144

Порядок ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов

1. Ознакомление с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдача копий таких документов (далее - заявка, документы заявки) осуществляется по ходатайству любого лица об ознакомлении с документами заявки и выдаче копий таких документов (далее соответственно - заявитель, ходатайство), представленному по форме, утвержденной настоящим Приказом.

Положения настоящего Порядка ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов (далее - Порядок) не применяются к заявкам на секретное изобретение, а также к сведениям, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации, содержащимся в документах заявки.

2. После поступления ходатайства в Роспатент проводится установление следующих обстоятельств:

1) уплачена пошлина в размере и порядке, установленных Положением о патентных и иных пошлинах за совершение юридически значимых действий, связанных с патентом на изобретение, полезную модель, промышленный образец, с государственной регистрацией товарного знака и знака обслуживания, с государственной регистрацией и предоставлением исключительного права на наименование места происхождения товара, а также с государственной регистрацией отчуждения исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации, залога исключительного права, предоставления права использования такого результата или такого средства по договору, перехода исключительного права на такой результат или такое средство без договора , утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 10 декабря 2008 года N 941 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 51, ст.6170; 2011, N 39, ст.5487; 2013, N 47, ст.6106; 2016, N 13, ст.1844);
(Подпункт в редакции, введенной в действие со 2 декабря 2016 года приказом Минэкономразвития России от 20 октября 2016 года N 670 .

2) ходатайство подано в отношении документов заявки на несекретное изобретение;

3) ходатайство подано заявителем, не являющимся заявителем по заявке, после публикации сведений о заявке, которая не отозвана и не признана отозванной на дату публикации сведений о ней;

5) не истек срок хранения документов заявки в соответствии Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291; N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320).

3. При соблюдении условий, указанных в пункте 2 Порядка, Роспатент осуществляет подбор документов заявки на бумажном носителе из архивного фонда Федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральный институт промышленной собственности" (ФИПС), в том числе из отдаленного фонда архивного хранения ФИПС.

4. Подбор документов заявки в электронном виде осуществляется из системы электронного документооборота по изобретениям, полезным моделям, промышленным образцам ФИПС.

5. При выдаче (направлении) Роспатентом заявителю копий документов заявки листы подготовленных копий документов заявки скрепляются (если количество листов копий документов заявки превышает 1 лист) и заверяются печатью Роспатента и подписью должностного лица, подготовившего комплект копий документов, с расшифровкой фамилии и инициалов, даты заверения.

Если количество листов копий документов заявки не превышает 1, подпись должностного лица, заверившего копию, с расшифровкой фамилии и инициалов, дата заверения и круглая печать Роспатента ставятся на листе копии документа заявки после содержащегося на нем текста.

6. Копии документов заявки выдаются (направляются) заявителю вместе с уведомлением об удовлетворении ходатайства, касающегося выдачи копий документов заявки.

7. Ознакомление заявителя с документами заявки осуществляется в Роспатенте в соответствии с согласованными Роспатентом датой и временем ознакомления с документами заявки.

Дата и время ознакомления с документами заявки и телефон представителя Роспатента, ответственного за ознакомление заявителя с документами заявки (далее - исполнитель), указываются в уведомлении об удовлетворении ходатайства, касающегося ознакомления с документами заявки, направляемом Роспатентом заявителю.

При отсутствии у Роспатента возможности ознакомить заявителя с документами заявки в дату и время, указанные в ходатайстве, касающемся ознакомления с документами заявки, согласование новых даты и времени ознакомления с документами заявки осуществляется исполнителем способом, указанным заявителем в ходатайстве, касающемся ознакомления с документами заявки, в том числе по номеру контактного телефона.

Дата ознакомления заявителя с документами заявки по просьбе заявителя может быть перенесена, но не более чем на 3 месяца с даты ознакомления с документами заявки, указанной в уведомлении, предусмотренном абзацем первым настоящего пункта. Согласование переноса даты ознакомления с документами заявки осуществляется заявителем по телефону, указанному в уведомлении, предусмотренном абзацем первым настоящего пункта.

Ознакомление с документами заявки осуществляется в присутствии исполнителя.

После ознакомления с документами заявки на ходатайстве заявителем осуществляется запись: "С материалами заявки N (указывается номер заявки) ознакомлен", проставляется дата ознакомления, подписи, фамилия и инициалы лица, ознакомившегося с документами заявки, и исполнителя.

УТВЕРЖДЕНА
приказом
Минэкономразвития России
от 28 августа 2015 года N 614
(В редакции, введенной в действие
со 2 декабря 2016 года
приказом Минэкономразвития России
от 20 октября 2016 года N 670 .

Форма ходатайства об ознакомлении с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдаче копий таких документов

ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ

ВХОДЯЩИЙ N

(заполняется Федеральной службой

по интеллектуальной собственности)

В Федеральную службу по интеллектуальной собственности

Бережковская наб., д.30, корп.1, г.Москва, Г-59, ГСП-5, 123995,
Российская Федерация

ХОДАТАЙСТВО
об ознакомлении с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдаче копий таких документов

1. N заявки

Дата подачи

на изобретение

на полезную модель

на промышленный образец

2. Заявитель (указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или наименование юридического лица (согласно учредительному документу), место жительства или место нахождения)

3. Представитель заявителя (лицо, назначенное заявителем для ведения дел с Роспатентом)

(указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) представителя заявителя, его место жительства)

патентный

представитель по

представитель

поверенный, рег. N__

доверенности

по закону

Срок представительства

(если к заявлению приложена доверенность, срок может не указываться)

Прошу ознакомить со следующими документами заявки:

(указываются виды документов заявки и дата их поступления в Роспатент/дата направления документов Роспатентом)

заявителя

представителя заявителя

(приводятся сведения: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица, а также серия, номер паспорта или иного документа, удостоверяющего личность)

желательное время

и дата

личного обращения в

Роспатент заявителя, представителя заявителя для ознакомления с запрошенными документами заявки

Прошу предоставить копии следующих документов заявки:

(указываются виды документов заявки и дата их поступления в Роспатент, дата направления документов Роспатентом)

Прошу запрашиваемые документы и уведомления, подготовленные по результатам

рассмотрения ходатайства

направить отправлением через организацию связи по адресу для переписки:

(указывается полный почтовый адрес)

направить в электронной форме

(указывается идентификатор пользователя сервиса "Личный кабинет" (при его наличии)

выдать лицу:

(приводятся фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица, а также серия, номер паспорта или иного документа, удостоверяющего личность)

Прошу уведомить заявителя, представителя заявителя

о дате и времени личного приема заявителя (его представителя) в Роспатенте для

ознакомления с запрошенными документами

о дате выдачи заверенных копий документов

по адресу электронной почты:

по номеру факса:

по номеру телефона:

8. Перечень прилагаемых документов:

Кол-во
стр.

доверенность

ходатайство о ведении переписки в электронной форме

копия документа, подтверждающего уплату патентной пошлины (пошлин)

(представляется заявителем по собственной инициативе)

другой документ (указать наименование документа)

Доверенность, подтверждающая полномочия представителя заявителя, представлена в Роспатент

ранее в отношении заявки N

дата подачи

Уплачена пошлина

по пункту

Сведения о плательщике (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица

или наименование юридического лица)

Идентификаторы плательщика, указываемые в документе, подтверждающем уплату пошлины:

Для физических лиц:

Для юридических лиц:

Серия, номер документа, удостоверяющего личность плательщика

(сведения о плательщике и идентификаторы плательщика заполняются, если копия документа, подтверждающего уплату патентной пошлины, не прилагается к настоящему ходатайству)

11. Заявителю и его представителю известно, что в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст.3451; 2009, N 48, ст.5716; N 52, ст.6439; 2010, N 27, ст.3407; N 31, ст.4173, 4196; N 49, ст.6409; 2011, N 23, ст.3263; N 31, ст.4701; 2013, N 14, ст.1651; N 30, ст.4038; N 51, ст.6683; 2014, N 23, ст.2927; N 30, ст.4217, 4243) Федеральная служба по интеллектуальной собственности осуществляет обработку персональных данных субъектов персональных данных, указанных в ходатайстве, в целях и объеме, необходимых для предоставления государственной услуги по ознакомлению с документами заявки и иными документами, относящимися к патентованию изобретения, полезной модели, промышленного образца, и выдаче копий таких документов.

Настоящим подтверждаю, что у заявителя имеются согласия субъектов персональных данных, указанных в ходатайстве, на обработку их персональных данных, приведенных в настоящем ходатайстве, в Федеральной службе по интеллектуальной собственности в связи с предоставлением государственной услуги по ознакомлению с документами заявки и иными документами, относящимися к патентованию изобретения, полезной модели, промышленного образца, и выдаче копий таких документов. Согласия оформлены в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" .

Подтверждаю достоверность информации, содержащейся в настоящем ходатайстве

12. Подпись

Дата

Подпись, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя или представителя заявителя, или иного уполномоченного лица, дата подписи (при подписании от имени юридического лица подпись руководителя или иного уполномоченного лица удостоверяется печатью при ее наличии)

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

Название документа:	Об утверждении Порядка ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов, формы ходатайства об ознакомлении с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдаче копий таких документов (с изменениями на 20 октября 2016 года)
Номер документа:	614
Вид документа:	Приказ Минэкономразвития России
Принявший орган:	Минэкономразвития России
Статус:	Действующий
Опубликован:	Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 08.10.2015, N 0001201510080023
Дата принятия:	28 августа 2015
Дата начала действия:	19 октября 2015
Дата редакции:	20 октября 2016