Производственный процесс. Основные этапы бизнес процесса «Отгрузка со склада Описание процесса поставок продукции для производителя

Отгрузка товара со склада – процесс, требующий от всех участников не только ответственности, четкости, внимательности и слаженности, но и элементарных знаний определенных правил, а также их точного соблюдения. Организация отгрузки должна быть разработана самым тщательным образом.Сбои на данном этапе товародвижения могут повлечь за собой недостачи, повреждения, снижение качества товара, и, как следствие, неизбежны претензии к поставщикам от получателей, а затем и арбитражные иски. Как этого избежать и что для этого необходимо знать? Из чего состоит процесс отгрузки товара и как он осуществляется?

Существует целый ряд условий, которые обязаны обеспечить предприятия-отправители, чтобы отгрузка со склада изготовленной ими продукции прошла без накладок и сбоев.

Что же это за условия?

К отгрузке (сдаче) допускается только продукция, которая соответствует по комплектности и качеству требованиям, продиктованным стандартами, образцами, техническими условиями, чертежами, эталонами.
Вся продукция должна быть упакована в строгом соответствии с установленными правилами упаковки и затаривания, опломбирования отдельных мест и маркировки. Вся ответственность за порчу товара по причине некачественной или несоответствующей упаковки, а также за убытки, в случае отправки продукции не по адресу из-за неправильной или неполноценной маркировки, ложится на продавца.
На каждое место должен быть составлен предусмотренный стандартами, а также обязательными правилами, техническими или другими особыми условиями поставки подробный документ (это может быть кипная карта или упаковочный лист), свидетельствующий о продукции, которая находится в данном тарном месте, с указанием ее точного наименования, артикула или номера по каталогу, количества, веса (нетто и брутто), а также данных о поставщике и получателе.
Упаковочный лист составляется в трех экземплярах. Один из них (в непромокаемом конверте) вкладывается в тару вместе с товаром. Второй (также в непромокаемом конверте, покрытый пластиковой или жестяной защитной пластинкой) – крепится к наружной стенке тары. Третий экземпляр упаковочного листа прилагается к пакету сопроводительных документов. Далее на основании упаковочных листов и листа комплектации составляется отгрузочная спецификация, которая прикладывается к счету-фактуре.
Количество отгруженного товара, его вес, количество кип, мешков, мест-ящиков, пачек, связок – все это должно быть четко определено. При этом коробки и ящики нумеруются дробными числами, где числитель означает порядковый номер тары, а знаменатель показывает общее количество мест в партии.
Отгрузочные и расчетные документы, содержащие данные о количестве товара (с точным соответствием фактически отгружаемой продукции) должны быть не только четко и ясно оформлены, но и своевременно отосланы получателю в заранее оговоренном и установленном порядке.
Документы, удостоверяющие качество и комплектность поставляемого товара (это может быть сертификат или удостоверение о качестве, технический паспорт), а также отгрузочные и расчетные документы должны быть четко и правильно оформлены. Указанные в них данные о качестве и комплектности отгружаемой продукции должны точно соответствовать фактическим данным. Эти документы отсылаются получателю вместе с продукцией, если между сторонами нет иных договоренностей, особых условий поставки или других обязательных правил.
Действующие на транспорте правила сдачи продукции к перевозке, ее погрузки, крепления, а также специальные правила погрузки, продиктованные стандартами, техническими и прочими условиями, должны быть строго соблюдены.
Систематически должен осуществляться контроль за работой сотрудников, задействованных в определении количества отгружаемого товара и оформлении расчетных и отгрузочных документов на него.

Процесс отгрузки продукции со склада состоит из следующих пошаговых операций:

Происходит обработка поступивших заказов по наличию продукции на складе.
Осуществляется отбор продукции с места хранения.
Товар перемещается в зону комплектования заказов.
Осуществляется комплектование заказов и упаковка продукции (укладка в тару, формирование грузовых мест).
Оформляются упаковочные листы, после чего они закладываются в тару (коробку или ящик) и крепятся на грузовых местах.
Грузовые места закрываются, обтягиваются металлической или пластиковой лентой.
Происходит маркировка грузовых мест.
Формируются грузовые модули – осуществляется пакетирование грузовых мест на поддонах.
Грузовые модули перемещаются в зону погрузки.
Загружаются автомобили, контейнеры, железнодорожные вагоны.
Оформляется транспортная накладная.

Главная задача любого склада – организация эффективной складской деятельности. И главными критериями этой эффективности являются:

а) способность полностью удовлетворять поступившие заказы по номенклатуре;
б) способность обеспечить срочные отгрузки: в пределах области – в течение полусуток, за пределы области – в течение суток. Для несрочных отгрузок предусмотрен трехдневный срок, не более.

Поставщики предпочитают крупные и регулярные заказы с длительными сроками поставок. Такие заказы дают возможность оптимизации использования рабочей силы и техники. Заказчики же, в свою очередь, чаще хотят не делать товарных запасов, а получать продукцию при необходимости и сразу. Чтобы хоть каким-то образом сгладить эти противоречия, на крупные заказы с длительными сроками поставок (в несколько недель или месяцев) устанавливаются высокие скидки, в то время как на срочные заказы они остаются малозначительными.

Загрузка персонала склада, отвечающего за отгрузку товара, должна быть равномерной. Поэтому все заявки делятся на два вида: срочные (как правило, мелкие) и несрочные (обычно – крупные). Приём срочных заявок осуществляется до 11-12 часов. Заказы тут же обрабатываются на предмет наличия товаров на складе, комплектуются и упаковываются. Отгрузка и поставка срочных заказов (вместе с уже готовыми несрочными) выполняются при помощи автомобилей получателей или перевозчиков во второй половине того же самого дня. Если же заявки поступают после 11-12 часов, то они считаются несрочными и выполняются на следующий день. На крупный склад срочную заявку можно отправить в любое время суток, но срок отгрузки товара все равно будет зафиксирован таким же образом: заявки, поступившие до 11.00, будут выполнены в тот же день, а поступившие после 11.00 – на следующий. Размер скидки в обоих случаях остается таким же, какой был установлен для срочных заявок.

Опыт развитых стран предлагает более удобное планирование отгрузок – когда сроки отгрузки по несрочным заказам указываются в виде порядкового номера календарной недели, в течение которой продукция должна быть обязательно отгружена поставщиком. Так, если в договоре или в документе, подтверждающем заказ, указано, что отгрузка должна состояться на 14-й неделе, то это значит, что она точно состоится в первую неделю апреля в течение 5 рабочих дней. Существуют заграницей и специальные деловые календари, в которые все недели пронумерованы.

Специалистам по комплектации или другим сотрудникам склада выдается комплектовочный лист (или маршрутная карта), после чего они отбирают продукцию с мест хранения. Лист комплектации содержит перечень товаров, который обязательно составляется в порядке возрастания адресов хранения (не в алфавитном порядке). Это позволяет осуществлять процесс отбора товаров гораздо быстрее. При ручной отборке небольшого количества продукции происходит укладка на ручные тележки, после чего груз отправляется в соответствующую зону для комплектации.

На крупных складах отбор, как правило, механизирован – груз, спакетированный и размещенный на поддоне, с места хранения снимается при помощи штабелера и затем перемещается в зону комплектации заказа.

Технология отбора продукции на очень крупных складах не предусматривает использование отборочного листа. Отборщик использует компьютерный терминал (ноутбук). Данные передаются при помощи дискет или по радиоканалам. По радиоканалу информация передается значительно быстрее и поэтому такой способ чаще используется в системах с большим количеством срочных (экстренных) заказов. Сервер при этом определяет приоритетность заказа и может потребовать выполнения срочной заявки, прервав при этом процесс отбора продукции по текущему заказу.

Использование портативных компьютерных терминалов дает возможность проведения инвентаризации без прерывания работы склада. Если отбор товаров со склада закончен и у отборщика появилось свободное время, то на терминале для него появится новое задание – например, провести инвентаризацию продукции в какой-либо определенной стеллажной ячейке в ближайшем к нему проходе.

Также применение таких терминалов позволяет организовать и вести учет работы каждого конкретного отборщика: отмечать производительность его труда, качество работы, использование рабочего времени и т.д.

После того, как отбор товара закончен и выявлены возможные проблемы (к примеру, обнаружена нехватка товара и, как следствие, требуется корректировка документов по отгрузке), партия товара отправляется в зону упаковки.

Участники процесса отгрузки и их взаимодействие

После того, как с заказчиком подписан контракт на поставку продукции, логистический провайдер должен выполнить целый ряд операций, чтобы организовать будущую отгрузку этой продукции по конкретным специфицированным заказам. На этом этапе с логоператором взаимодействуют:

служба реализации. Разрабатывается регламент обработки заказов покупателей, форм и сроков выполнения заказов. Служба продажи должна включать всю эту информацию в договоры на поставку продукции. Задача логистической службы – в день завершения отгрузок без ошибок и задержек организовать передачу службе реализации:

а) информации о партиях груза, который был сдан перевозчикам;
б) физических параметров (вес, объем, габариты, вид упаковки, тары и т.д.), необходимых для отправки заказчикам уведомлений об отгрузке;
в) комплекта сопроводительных документов, прилагаемых к товару, для выставления счетов.

покупатели. На стадии еще до подписания контракта и уже после его заключения логоператор согласовывает и уточняет с покупателями все инструкции по отгрузке товара.
перевозчики. Работа логистической службы с перевозчиками – это, в первую очередь, согласование места, времени и способа погрузки товаров. Кроме того, с перевозчиком оговариваются: порядок сдачи товара по весу и количеству мест; состав комиссий, которые будут сдавать и принимать груз; формы документов, предусмотренных для подписи при сдаче-приемке; порядок предъявления претензий, сопровождения грузов.
служба хранения. Совместно со службой хранения разрабатывается процесс отбора и комплектации товаров, контролируется исполнение и корректировка технологии отбора.
служба контроля. Взаимодействуя со службой контроля качества и количества отгружаемой продукции, логистическая служба разрабатывает инструкции, касающиеся контроля, последовательности операций, подготовки документов, также устанавливается порядок действий при обнаружении отклонений.
служба упаковки. Со службой упаковки согласовываются методы выбора изготовителей тары и упаковки, а также методы организации процессов упаковки при отгрузках.
экспедиция. Работа с экспедицией заключается в организации сопровождения грузов, для этого необходимо:

а) зарезервировать площади, на которых груз будет временно размещен в ожидании своей погрузки;
б) распланировать технические средства и рабочую силу для погрузки;
в) организовать, при надобности, перевозки собственным транспортом или договориться об оказании услуги с партнером-перевозчиком;
г) проконтролировать фактические сроки погрузки и отправления партий груза;
д) проконтролировать прохождение грузов по всему маршруту доставки, начиная от известных пунктов, встречающихся в пути следования, пунктов перевалок товаров на другие виды транспорта и пограничных зон до таможенных пунктов;
е) проконтролировать получение всех необходимых транспортных документов в оригинале.

грузовая служба. Совместно с грузовой службой логоператор разрабатывает графики работ и ремонтов техники, согласовывает необходимую технологию перемещения грузового транспорта, прибывшего для погрузки, оговаривается состав рабочих бригад, персонала, требуемого для погрузки партий, готовых к отправлению, и для перемещения товаров.

Теперь рассмотрим подробнее, какие службы непосредственно участвуют в отгрузке, какие специалисты задействованы в этом процессе и какие функции они выполняют.

Логистическая служба. Управляет логистическими процессами, логистикой внешних и внутренних операций.
Служба хранения. В эту службу входят отборщики (комплектовщики), отвечающие за сохранность товара.
Служба контроля. Включает товароведов, контролеров, сюда же входят лаборатория, службы испытаний, образцов и стандартов.
Служба упаковки. Специалистами службы являются упаковщики, технологи, грузчики.
Служба документирования. Включает оформителей товаросопроводительных документов.
Экспедиция. Функции экспедиторов – прямое взаимодействие с поставщиками, перевозчиками, получателями, а также с отделами и цехами.
Грузовая служба. Специалисты службы – диспетчеры, бригадиры, начальники смен, технолог грузовых работ, грузчики, стропальщики, такелажники. Выполняют соответствующие работы.
Гараж ПТО. Включает водителей и операторов машин, а также ремонтный цех. В ведении службы – обслуживание техники и своевременный ремонт.

Отгрузку обеспечивают следующие элементы:

грамотное управление: надлежащие приказы, положения (в том числе о подразделениях, задействованных в отгрузке), указания, распоряжения, контроль исполнения, наказания, поощрения;
четкое планирование: планы продаж, грузооборота, всех работ, графиков работ, дежурств, отпусков;
должностные инструкции, а также квалификационные требования, предъявляемые к специалистам, участвующим в отгрузке;
структура и четкая последовательность бизнес-процессов, управляющих отгрузкой;
оптимальный набор необходимых площадей для обработки заказов: комплектации, упаковки и погрузки товаров;
комплект оптимально необходимого технического оборудования: машин для комплектации, упаковки и погрузки заказа, оборудования и приборов для проверки и контроля качества товаров;
условия контрактов: внешний вид тары и упаковки, стандартное количество продукции в одной упаковке, грузовые модули, способы транспортировки и выбора перевозчиков, информация об отгрузках и проч.;
технология обработки товаров и грузов;
технологические инструкции по процедуре отбора, комплектации, упаковки, а также погрузки различной продукции;
методики проверки качества выполненных заказов;
формы документации, получаемой в результате отгрузки;
компьютерные программы и системы;

Компьютерная система

При помощи компьютерной системы является возможным и необходимым:

автоматизация всех бизнес-процессов предприятия на основе единой системы. При этом совершенно ненужной станет установка разрозненных самостоятельных программ.
построение системы комплексного и централизованного управления предприятием, которое включает в себя управление продажами, обработку заказов, складские и грузовые операции, планирование и анализ финансовых результатов работы всех служб и подразделений предприятия.
объединение территориально-распределенных и фактически разбросанных подразделений предприятия в одну единую информационную структуру.

Материальное обеспечение производства

Нормальное функционирование производства предполагает его бесперебойное снабжение необходимыми материалами, полуфабрикатами, комплектующими изделиями. Функции материального обеспечения на предприятии выполняет служба материально-технического снабжения.

Материальные ресурсы предприятия приобретают на рынке товаров и услуг. Процесс приобретения материалов включает ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов:

составление заявок : заявки содержат информацию о том, какие виды материалов, какое их количество и в какие сроки требуются предприятию. Заявки разрабатывают сотрудники соответствующих функциональных подразделений предприятия;

анализ заявок : заявки подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Цели анализа состоят в проверке достоверности заявленных потребностей и поиске путей минимизации затрат на получение необходимых материалов надлежащего качества;

выбор поставщиков : на основе изучения информации о возможных поставщиках материальных ресурсов выбираются поставщики, соответствующие критериям поставки ресурсов должного качества по приемлемым ценам, высокой надежности, наличию свободных мощностей и т.д.;

размещение заказов : намерение предприятия приобрести материальные ресурсы оформляется документально заключением контракта между поставщиком и потребителем материальных ресурсов. В контракте приводится характеристика заказываемого материала, финансовые условия, количество поставляемого материала, порядок и сроки поставки и т.д.;

контроль за исполнением контракта : его осуществляет служба материально-технического снабжения;

завершение процесса приобретения : контракт считается выполненным тогда, когда все его условия выполнены и заказанные материалы поступили на предприятие. Завершение сделки оформляется документально.

Полученные материалы размещаются для хранения на складах предприятия и подготавливаются к выдаче в производство – в цеха, на участки.

Важным этапом подготовки материалов к потреблению является проверка его качества на соответствие требованиям технических условий, определенных и согласованных между поставщиком и потребителем. Некачественный материал бракуется и возвращается поставщику.

В производственные подразделения материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия выдаются в пределах установленных для них лимитов, в количествах, необходимых для выполнения производственного плана. В цехах материалы и другие материальные ресурсы хранятся в кладовых и выдаются на рабочие места в соответствии с календарным планом производства.

В практике работы предприятий используется несколько методов планирования материального обеспечения производства:

Позаказный метод предполагает, что требуемый материал приобретается только в случае возникновения потребности, поэтому заводские запасы не создаются. Материалы приобретаются только тогда, когда на предприятие поступает конкретный заказ на изготовление продукции.

Материальное обеспечение на основе плановых заданий основывается на детерминированном расчете потребности в материалах. При обеспечении производства материалами на основе плановых заданий размер заказа на материальные ресурсы определяется исходя из его потребности на выполнение планового задания с учетом планируемого поступления и наличия материалов на складе.

Материальное обеспечение на основе осуществляемого потребления предполагает своевременное пополнение запасов и их поддержание на таком уровне, который позволяет покрыть любую потребность до нового поступления материалов.

Под потребностью в материалах понимается их количество, необходимое к определенному сроку для обеспечения выполнения заданной программы выпуска продукции в установленный период времени.

В зависимости от учета имеющихся на предприятии запасов материалов различают брутто- и нетто- потребности в материалах.

Под брутто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период без учета запасов на складе или в производстве. Соответственно под нетто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период с учетом наличных запасов. Она определяется как разность между брутто-потребностью и наличными запасами материалов на определенный срок времени.

Процесс организации инструментального хозяйства

На многих предприятиях применяется широкая номенклатура инструмента и технологической оснастки, которую обеспечивает инструментальное хозяйство. Эта работа осуществляется по нескольким направлениям: заказ и приобретение инструмента на стороне, инструментальное производство и инструментальное обслуживание.

Приобретение инструмента – функция инструментальной службы, состоящая в заказе и приобретении инструментов и технологического оснащения, которые не могут быть изготовлены на предприятии. Экономически выгоднее их приобретение на специализированных предприятиях или в магазинах.

Инструментальное производство состоит из инструментальных и ремонтно-инструментальных цехов и имеет своей задачей выполнение работ по изготовлению, ремонту и восстановлению инструмента и технологической оснастки.

Инструментальное обслуживание предполагает бесперебойное снабжение рабочих мест инструментом и технологической оснасткой, организацию их правильной эксплуатации, своевременный и качественный ремонт.

Процесс организации ремонтного хозяйства

Функция ремонта и профилактического обслуживания оборудования выполняет ремонтное хозяйство. Его задачами являются обеспечение постоянной работоспособности оборудования и его модернизация, изготовление или приобретение запасных частей, необходимых для ремонта, повышение культуры эксплуатации действующего оборудования, улучшение качества ремонта и снижение затрат на его выполнение, разработка и внедрение прогрессивных систем эксплуатации оборудования.

В состав ремонтного хозяйства входят ремонтные цеха и участки, ремонтные группы в цехах. Возглавляет хозяйство отдел оборудования во главе с главным механиком предприятия.

Процесс организации энергетического хозяйства

Основной задачей энергетического хозяйства является бесперебойное снабжение производства всеми видами энергии, наиболее полное использование мощности энергоустройств, удешевление стоимости потребляемых видов энергии, содержание энергоустройств в рабочем состоянии.

Организация энергохозяйства и эксплуатация энергетических устройств основана на планировании потребностей в энергии и определении источников ее покрытия. Потребность в энергоресурсах устанавливается на основе норм их расхода и годовой программы выпуска продукции цехами предприятия. Сводный расчет потребности во всех видах энергии должен быть сбалансирован со схемой энергосбережения.

Процесс организации транспортного хозяйства

Транспортные операции являются неотъемлемой частью технологического процесса изготовления продукции. Рациональная организация заводского транспорта служит важной предпосылкой высокой производительности труда рабочих, выполняющих основные технологические операции, способствует сокращению длительности производственного цикла и ритмичной работе.

Транспорт предприятия делится на внешний и внутрипроизводственный (внутренний). Внешний транспорт связывает предприятие с железной дорогой, аэропортом, другими предприятиями. Внутренний обеспечивает перемещение материалов, деталей и готовых изделий между цехами, участками, рабочими местами.

Организация работы внутреннего транспорта включает систему планирования перевозок, осуществление соответствующих подготовительных работ, установление определенного порядка работы транспортных средств и выполнение погрузочно-разгрузочных работ.

Процесс организации складского хозяйства

Основными задачами складского хозяйства являются создание оптимальных запасов материальных ресурсов, инструмента, оснастки, организация питания производственных цехов необходимыми материальными ресурсами, хранение и отгрузка готовой продукции. Хорошо организованное складское хозяйство способствует своевременному выполнению плановых заданий, ускорению оборачиваемости оборотных средств, снижению себестоимости продукции.

Роль складов в обеспечении производственного процесса определяют следующие виды работ, выполняемые складским хозяйством: выгрузку, рассортировку и прием поступающих на склады материалов и изделий, их размещение и хранение, отпуск материальных ресурсов со складов и доставка потребителям – производственным, вспомогательным и обслуживающим подразделениям. На складах ведется учет движения материалов и осуществляются меры по поддержанию на должном уровне запасов.

Процесс обеспечения качества продукции

Процесс обеспечения качества продукции относится к числу важнейших процессов производства. От уровня качества выпускаемых изделий во многом зависит экономическая характеристика предприятия, его конкурентоспособность, положение на рынке товаров и услуг.

Под качеством продукции понимается совокупность признаков и свойств продукции, обуславливающих ее способность удовлетворить определенные потребности. Можно выделить две группы показателей, отражающих качество продукции.

Эксплутационные показатели , которые отражают свойства качества продукции, связанные с удовлетворением потребностей в соответствии с назначением изделий.

Производственно-технологические показатели , характеризующие машину или прибор как объект производства в условиях предприятия-изготовителя. Эти показатели указывают на соответствие качества изготовленных изделий требованиям стандартов или технических условий, на степень их технологичности, трудоемкость и себестоимость и т.п.

Каждое предприятие призвано выпускать изделия должного качества, способные удовлетворять всем требованиям потребителя. Выпуск высококачественной продукции определяет необходимость обеспечения на предприятии комплекса технических, организационных и управленческих мероприятий, имеющих своей целью производство продукции соответствующего качества.

Обеспечение качества выпускаемой продукции – один из важнейших процессов организации производства на предприятии. Для реализации этого процесса на предприятии формируется система обеспечения качества продукции, представляющая собой комплекс организационных мероприятий, имеющих своей целью создание необходимых условий для выпуска продукции должного качества.

В процессе обеспечении качества выполняются три блока:

блок обеспечения , в котором реализуются меры по созданию условий для обеспечения выпуска продукции высокого качества;

блок контроля , в котором формируется информация о состоянии факторов и условий, обеспечивающих надлежащее качество продукции;

блок воздействия , в котором вырабатываются и осуществляются меры по устранению отклонений от установленных параметров факторов и условий, обеспечивающих качество продукции.

Следует иметь ввиду, что качество выпускаемой продукции формируется как на этапе проектирования новых изделий, так и производства. Поэтому система обеспечения качества на предприятии охватывает собой все стадии разработки и изготовления продукции.

Новый комплекс международных стандартов качества ИСО 9000 определяет конкретные элементы системы качества. Наиболее важные из них, определяющие собой возможности обеспечения качества, приводятся ниже.

Ответственность руководства. В системе управления предприятием должна быть определена степень ответственности и объем полномочий всех руководителей и специалистов, занятых определением целей, достижением конкретного уровня качества и контроля качества. Должен быть выделен руководитель, отвечающий за функционирование системы обеспечения качества.

Система обеспечения качества. На предприятии должна быть сформирована система обеспечения качества, разработаны и реализованы процедуры, направленные на исполнение всех функций системы.

Контроль качества проектных работ. Следует тщательно спланировать и четко определить характеристики проектируемого изделия, постоянно контролировать процесс создания конструкторской и технологической документации, убедиться в том, что основные характеристики разработанных изделий соответствуют исходным требованиям.

Обеспечение производства материальными ресурсами. Потенциальные поставщики материалов и комплектующих изделий должны оцениваться на соответствие предъявляемым требованиям, необходимо оценить эффективность систем обеспечения качества поставщиков, все поступающие материалы перед использованием проверять на соответствие требованиям качества, поступающие материалы защищать от потерь и повреждений.

Контроль технологического процесса. Производство должно вестись в контролируемых условиях, производственный процесс спланирован; необходимы документы и инструкции, определяющие ход технологического процесса; обеспечен контроль качества оборудования, оснастки, инструмента.

Контроль и тестирование. В процессе производства должен быть обеспечен контроль качества деталей и тестирование готовой продукции, результаты контроля должны регистрироваться и записи о результатах – тщательно храниться, необходимо определять причины дефектов и устранять их до появления, продукция, не удовлетворяющая требованиям качества, должна отбраковываться и изыматься.

Оборудование и оснастка для контроля, измерения и тестирования. Контролирующее и измерительное оборудование, оснастка должны постоянно проверяться, проходить техническое обслуживание и только после выполнения этих процедур допускаться в производство, программное обеспечение должно проверяться как перед, так и в процессе использования.

Внутренние проверки качества. Необходимо планировать и проводить так называемые внутренние проверки состояния системы обеспечения качества: проверять качество процессов, изготавливаемых деталей, состояние оборудования, степень достижения всех условий, обеспечивающих качество.

Подготовка персонала. Должно быть организовано обучение рабочих, специалистов и руководителей. Эта работа ведется с учетом потребности в обучении различных категорий работников и задач, для выполнения которых требуется повышение квалификации.

Применение статистических методов. Необходимо определить какие статистические методы могут быть использованы на предприятии, разработаны методики их применения и обеспечено использование этих методов для проверки характеристик продукции и пригодности технологических процессов.

Техническое обслуживание. Должны быть разработаны условия технического обслуживания изготавливаемой продукции у потребителей и организована система обслуживания потребителей.

Отчетность о качестве. Документы, в которых регистрируется продукция, должны идентифицироваться, сохраняться и в установленные сроки ликвидироваться в установленном порядке .

Также в рамках предъявляемых требований к обеспечению качества на производственном процессе следует сказать о понятии TQM. Обобщенная практика работы на принципах TQM положена в основу стандартов серии ИСО 9000:2000 и сформулирована в виде восьми принципов менеджмента качества.

Ориентация на потребителя. Организации зависят от своих потребителей и поэтому должны понимать их текущие и будущие потребности, выполнять их требования и стремиться превзойти их ожидания.

Лидерство руководителя. Руководители обеспечивают единство цели и направления деятельности организации. Им следует создавать и поддерживать внутреннюю среду, обеспечивающую полное вовлечение работников в решение задач организации.

Вовлечение работников. Работники всех уровней составляют основу организации и их полное вовлечение дает возможность организации с выгодой использовать их способности.

Подход к системе как к процессу. Желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом.

Системный подход к управлению. Выявление, понимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как системы содействуют результативности и эффективности организации при достижении ее целей.

Постоянное улучшение. Постоянное улучшение деятельности организации в целом следует рассматривать как ее неизменную цель.

Принятие решений, основанных на фактах. Эффективные решения основываются на анализе данных и информации.

Взаимовыгодные отношения с поставщиками. Организация и ее поставщики взаимозависимы и отношения взаимной выгоды повышают способность обеих сторон создавать ценности .

Процесс обеспечения качества, а также построение системы контроля за качеством продукции, производства, деятельности организации очень важен, он является необходимым элементом обеспечения эффективности деятельности предприятия и любой хозяйствующей единицы. Аппарат руководства должен уделять этому процессу повышенное внимание. Качество – отчасти залог успеха организации.

Система отгрузки продукции Челябинского кузнечно-прессового завода переживает обновление. С помощью современных технологий и оборудования специалисты ОИТ совместно с ОЗиОГП, отделами продаж, бухгалтерией, цеховыми службами делают систему более простой и прозрачной, сокращают временные и материальные ресурсы, снижают вероятность ошибки и повышают привлекательность продукции ЧКПЗ для клиентов. Об этом нам рассказал Начальник Отдела информационных технологий Константин Синельник.

То, что вы сейчас делаете по отгруз-ке, это плановая работа или потребова-лось срочное вмешательство? Что кон-кретно нуждается в улучшении?

Вопрос оптимизации отгрузки гото-вой продукции на нашем предприятии назрел очень давно. Не побоюсь, скажу, что процесс отгрузки был непредсказуем и малопонятен всем, как участникам про-цесса со стороны завода, так и потребите-лям. Была поставлена основная задача: кардинально сократить временные затра-ты как работников предприятия, так и приезжающих за продукцией водителей. Необходимо было оптимизировать всю цепочку процессов, от упаковки готовой продукции до выезда уже загруженной машины клиента с территории завода и сдачи документов в бухгалтерию. ОИТ однозначно самостоятельно не смог бы решить данную задачу. Решали все вместе: ОИТ, ОЗиОГП, отделы продаж, бухгалте-рия, цеха. Каждое подразделение предла-гало свои способы оптимизации процесса отгрузки. При помощи коллег из ОЗиОГП и бухгалтерии были выделены узкие места, которые необходимо было устранить. При внедрении процесса очень большое значе-ние имела взаимовыручка и понимание проблем и нужд друг друга разных подразделений. Можно сказать, что всем миром новый процесс отгрузки готовой продук-ции был построен и внедрен.

- В чем заключаются улучшения?

Во-первых, многие процессы перешли из материального мира в элек-тронный, это в основном касается оформления различной документации. Теперь многие документы существуют только в электронном виде, например это приказ на отгрузку и заявка пропуск. Беготни менеджеров отделов продаж по инстанциям (сбыт, склад, бухгалтерия, участок сдачи) стало значительно мень-ше. Проще и прозрачнее стал сам про-цесс документооборота. Исключено дублирование информации на каждом этапе. Оптимизированы и описаны все процессы. Стало проще с упаковкой про-дукции и сдачей ее на склад. Эта проце-дура значительно сократилась по време-ни и упростилась. Теперь при упаковке продукции данные о паллете вносятся в 1С, после чего они оперативно доступны всем участникам процесса и гарантиро-вано защищены от искажения информа-ции. Маркировка паллета производится при помощи штрих-кода. Это гарантиру-ет безошибочность движения готовой продукции на склад и при отгрузке.

- Какой эффект дадут все эти меры?

Прежде всего, это экономия време-ни как наших работников, так и водите-лей, приезжающих за готовой продукци-ей. Уже сейчас можно сказать: среднее время, которое водитель проводит при отгрузке на ЧКПЗ, по старому процессу было 3,7 часа, а теперь это время сократи-лось до 2,8 часа. Так же, снижается влия-ние человеческого фактора при упаковке и комплектовании, а значит, уменьшается вероятность пересортицы и ошибок. А в будущем на основании нового процесса можно будет улучшать и другие.

Например, сейчас мы заканчиваем рабо-ты над процессом автоматизированной выписки сертификатов на готовую про-дукцию. Процесс отгрузки пересекается с процессами планирования продаж и про-изводства продукции, которые также могут и будут улучшены.

- Когда всё заработает?

Сейчас отгрузка по-новому ведёт-ся в кузнечных цехах №1 и №2. Завершаются работы по внедрению в ЦМО. В Прессовом и Колесном цехах новый процесс по плану заработает с 1 октября этого года.

- Какие сложности возникли в реали-зации?

Как всегда, главная сложность — человеческий фактор. Далеко не всем сразу понятны достоинства и преимуще-ства новой системы работы, плюс ко всему - необходимо учиться. Но это нужно. Мы убеждаем, уговариваем, про-сим. Многие понимают. Для облегчения внедрения процесса мы разработали инструкции по новому процессу, произ-водим обучение всех работников, уча-ствующих в нем. Кроме того, ОИТ всегда готов дать консультацию и оказать любую другую помощь, вплоть до дежур-ства специалистов непосредственно на отгрузке в самые «жаркие» дни, чтобы оперативно оказать помощь в работе, если это понадобится.

Есть ряд технических неувязок. Например, данные по некоторым контр-агентам в 1С:8 устарели, и эти данные приходится очень оперативно актуализировать. Но это естественный процесс, через некоторое время времени пробле-ма уйдёт. Также сейчас остро стоит вопрос автоматизации формирования сертификатов на отгружаемую продук-цию. Мы уже разработали и практиче-ски начали внедрение новой системы.

- Есть ли уже сейчас положительный эффект?

Эффект однозначно есть! Это сокращение времени процесса, повыше-ние его прозрачности. Еще хочу добавить, что внедрение нового процесса отгрузки это знаковое событие. При внедрении участвовал не только один ОИТ, а все под-разделения, которые затрагивают про-цесс. При этом мы смогли найти опти-мальные решения практически по всем узким местам существующего процесса, нашли компромиссы и взаимопонима-ние. Поэтому хочу передать слова благо-дарности представителям отделов, уча-ствовавших во внедрении: ОЗиОГП, Бухгалтерия, Отделы продаж КПП, Участки сдачи готовой продукции и ПДБ цехов кузнечного производства.

На сегодняшний день новый про-цесс отгрузки готовой продукции это один из первых крупномасштабных про-цессов разработанных по стандарту о повышении производительности труда.

Есть и интересные нововведения в новом процессе отгрузки. Так, напри-мер, автозавод Урал, узнав о технологи-ческих новшествах в отгрузке, попросил для его продукции делать этикетки с уникальным штрих-кодом. Мы без про-блем это сделали. Теперь на паллетах «УралАЗа», ставятся два штрих-кода: наш и заказчика. Благодаря чему значи-тельно упрощается процесс движения нашей продукции на «УралАЗе».

Подробное описание внедрения нового процесса отгрузки готовой про-дукции опубликовано на корпоратив-ном портале SharePoint, в «Базе знаний» ОАО ЧКПЗ, о которой «УК» уже писал в прошлом номере. Это значит, что все разработки и решения, созданные в ходе внедрения, не будут утеряны. Они ста-нут базой для других улучшений произ-водственной системы завода.

Что же это за условия?

К отгрузке (сдаче) допускается только продукция, которая соответствует по комплектности и качеству требованиям, продиктованным стандартами, образцами, техническими условиями, чертежами, эталонами.
Вся продукция должна быть упакована в строгом соответствии с установленными правилами упаковки и затаривания, опломбирования отдельных мест и маркировки. Вся ответственность за порчу товара по причине некачественной или несоответствующей упаковки, а также за убытки, в случае отправки продукции не по адресу из-за неправильной или неполноценной маркировки, ложится на продавца.
На каждое место должен быть составлен предусмотренный стандартами, а также обязательными правилами, техническими или другими особыми условиями поставки подробный документ (это может быть кипная карта или упаковочный лист), свидетельствующий о продукции, которая находится в данном тарном месте, с указанием ее точного наименования, артикула или номера по каталогу, количества, веса (нетто и брутто), а также данных о поставщике и получателе.
Упаковочный лист составляется в трех экземплярах. Один из них (в непромокаемом конверте) вкладывается в тару вместе с товаром. Второй (также в непромокаемом конверте, покрытый пластиковой или жестяной защитной пластинкой) – крепится к наружной стенке тары. Третий экземпляр упаковочного листа прилагается к пакету сопроводительных документов. Далее на основании упаковочных листов и листа комплектации составляется отгрузочная спецификация, которая прикладывается к счету-фактуре.
Количество отгруженного товара, его вес, количество кип, мешков, мест-ящиков, пачек, связок – все это должно быть четко определено. При этом коробки и ящики нумеруются дробными числами, где числитель означает порядковый номер тары, а знаменатель показывает общее количество мест в партии.
Отгрузочные и расчетные документы, содержащие данные о количестве товара (с точным соответствием фактически отгружаемой продукции) должны быть не только четко и ясно оформлены, но и своевременно отосланы получателю в заранее оговоренном и установленном порядке.
Документы, удостоверяющие качество и комплектность поставляемого товара (это может быть сертификат или удостоверение о качестве, технический паспорт), а также отгрузочные и расчетные документы должны быть четко и правильно оформлены. Указанные в них данные о качестве и комплектности отгружаемой продукции должны точно соответствовать фактическим данным. Эти документы отсылаются получателю вместе с продукцией, если между сторонами нет иных договоренностей, особых условий поставки или других обязательных правил.
Действующие на транспорте правила сдачи продукции к перевозке, ее погрузки, крепления, а также специальные правила погрузки, продиктованные стандартами, техническими и прочими условиями, должны быть строго соблюдены.
Систематически должен осуществляться контроль за работой сотрудников, задействованных в определении количества отгружаемого товара и оформлении расчетных и отгрузочных документов на него.

Процесс отгрузки продукции со склада состоит из следующих пошаговых операций:

Происходит обработка поступивших заказов по наличию продукции на складе.
Осуществляется отбор продукции с места хранения.
Товар перемещается в зону комплектования заказов.
Осуществляется комплектование заказов и упаковка продукции (укладка в тару, формирование грузовых мест).
Оформляются упаковочные листы, после чего они закладываются в тару (коробку или ящик) и крепятся на грузовых местах.
Грузовые места закрываются, обтягиваются металлической или пластиковой лентой.
Происходит маркировка грузовых мест.
Формируются грузовые модули – осуществляется пакетирование грузовых мест на поддонах.
Грузовые модули перемещаются в зону погрузки.
Загружаются автомобили, контейнеры, железнодорожные вагоны.
Оформляется транспортная накладная.

Участники процесса отгрузки и их взаимодействие

служба реализации. Разрабатывается регламент обработки заказов покупателей, форм и сроков выполнения заказов. Служба продажи должна включать всю эту информацию в договоры на поставку продукции. Задача логистической службы – в день завершения отгрузок без ошибок и задержек организовать передачу службе реализации:

покупатели. На стадии еще до подписания контракта и уже после его заключения логоператор согласовывает и уточняет с покупателями все инструкции по отгрузке товара.
перевозчики. Работа логистической службы с перевозчиками – это, в первую очередь, согласование места, времени и способа погрузки товаров. Кроме того, с перевозчиком оговариваются: порядок сдачи товара по весу и количеству мест; состав комиссий, которые будут сдавать и принимать груз; формы документов, предусмотренных для подписи при сдаче-приемке; порядок предъявления претензий, сопровождения грузов.
служба хранения. Совместно со службой хранения разрабатывается процесс отбора и комплектации товаров, контролируется исполнение и корректировка технологии отбора.
служба контроля. Взаимодействуя со службой контроля качества и количества отгружаемой продукции, логистическая служба разрабатывает инструкции, касающиеся контроля, последовательности операций, подготовки документов, также устанавливается порядок действий при обнаружении отклонений.
служба упаковки. Со службой упаковки согласовываются методы выбора изготовителей тары и упаковки, а также методы организации процессов упаковки при отгрузках.
экспедиция. Работа с экспедицией заключается в организации сопровождения грузов, для этого необходимо:

грузовая служба. Совместно с грузовой службой логоператор разрабатывает графики работ и ремонтов техники, согласовывает необходимую технологию перемещения грузового транспорта, прибывшего для погрузки, оговаривается состав рабочих бригад, персонала, требуемого для погрузки партий, готовых к отправлению, и для перемещения товаров.

Логистическая служба. Управляет логистическими процессами, логистикой внешних и внутренних операций.
Служба хранения. В эту службу входят отборщики (комплектовщики), отвечающие за сохранность товара.
Служба контроля. Включает товароведов, контролеров, сюда же входят лаборатория, службы испытаний, образцов и стандартов.
Служба упаковки. Специалистами службы являются упаковщики, технологи, грузчики.
Служба документирования. Включает оформителей товаросопроводительных документов.
Экспедиция. Функции экспедиторов – прямое взаимодействие с поставщиками, перевозчиками, получателями, а также с отделами и цехами.
Грузовая служба. Специалисты службы – диспетчеры, бригадиры, начальники смен, технолог грузовых работ, грузчики, стропальщики, такелажники. Выполняют соответствующие работы.
Гараж ПТО. Включает водителей и операторов машин, а также ремонтный цех. В ведении службы – обслуживание техники и своевременный ремонт.

Отгрузку обеспечивают следующие элементы:

грамотное управление: надлежащие приказы, положения (в том числе о подразделениях, задействованных в отгрузке), указания, распоряжения, контроль исполнения, наказания, поощрения;
четкое планирование: планы продаж, грузооборота, всех работ, графиков работ, дежурств, отпусков;
должностные инструкции, а также квалификационные требования, предъявляемые к специалистам, участвующим в отгрузке;
структура и четкая последовательность бизнес-процессов, управляющих отгрузкой;
оптимальный набор необходимых площадей для обработки заказов: комплектации, упаковки и погрузки товаров;
комплект оптимально необходимого технического оборудования: машин для комплектации, упаковки и погрузки заказа, оборудования и приборов для проверки и контроля качества товаров;
условия контрактов: внешний вид тары и упаковки, стандартное количество продукции в одной упаковке, грузовые модули, способы транспортировки и выбора перевозчиков, информация об отгрузках и проч.;
технология обработки товаров и грузов;
технологические инструкции по процедуре отбора, комплектации, упаковки, а также погрузки различной продукции;
методики проверки качества выполненных заказов;
формы документации, получаемой в результате отгрузки;
компьютерные программы и системы;

Компьютерная система

При помощи компьютерной системы является возможным и необходимым:

автоматизация всех бизнес-процессов предприятия на основе единой системы. При этом совершенно ненужной станет установка разрозненных самостоятельных программ.
построение системы комплексного и централизованного управления предприятием, которое включает в себя управление продажами, обработку заказов, складские и грузовые операции, планирование и анализ финансовых результатов работы всех служб и подразделений предприятия.
объединение территориально-распределенных и фактически разбросанных подразделений предприятия в одну единую информационную структуру.

ВНИМАНИЕ! Описанный ниже бизнес-процесс является типовым. По необходимости он может гибко настраиваться под потребности Заказчика.

Базовый бизнес-процесс Системы, обеспечивающий передачу изделий на склад готовой продукции, организован следующим образом:

I. Менеджер по Заказу или ответственный сотрудник производственного подразделения:

Формирует в Системе документ для передачи изделий на склад готовой продукции по установленной форме. Документ содержит построчный список всех передаваемых изделий с указанием их наименований, содержащих, при необходимости, указание на особые условия (например, наличие доп. испытаний перед сдачей на склад готовой продукции), обозначений и заводских номеров, без указания цен. На его основании в Системе автоматически формируется соответствующий документ.
Используя средства Системы, уведомляет ответственного сотрудника финансового/планового отдела о передаче документа для установки в нем цен (себестоимости), и ждет ответного уведомления о готовности.
Получив уведомление о заполнении цен, формирует и распечатывает форму МХ-18 (на передачу готовой продукции в места хранения), которую подписывает и передает в отдел Снабжения.

После получения уведомления о необходимости установки цен в документе «Оприходование товаров» заполняет в этом документе цены (себестоимость) и контролирует их актуальность.
Используя средства Системы, уведомляет менеджера по Заказу о завершении установки цен.

Базовый бизнес-процесс Системы, обеспечивающий отгрузку изделий со склада готовой продукции, организован следующим образом:

I. Менеджер по отгрузкам готовой продукции:

Получает от менеджера по Заказу список отгружаемых изделий с заводскими номерами, с указанием номера Заказа, и при необходимости, номера спецификации/этапа, по которым будет производиться отгрузка.
Создает в Системе документ «Реализация товаров и услуг», в который вносит список отгружаемых изделий и заполняет необходимые реквизиты.
Используя средства Системы, уведомляет ответственного сотрудника финансового/планового отдела о готовности документа «Реализация товаров и услуг» к установке в нем цен реализации, и ждет от него ответного уведомления о готовности.
Получив уведомление о завершении установки цен в документе «Реализация товаров и услуг», распечатывает из него, по необходимости, формы ТОРГ-12, ТТН, Счет-фактуру и др.

II. Ответственный сотрудник финансового/планового отдела:

После получения уведомления о необходимости установки цен в документе «Реализация товаров и услуг» заполняет в этом документе цены реализации и контролирует их актуальность.
Уведомляет менеджера по отгрузкам готовой продукции о завершении установки цен.

Модуль "Управление Отгрузками готовой продукции" предназначен для решения следующих задач:

Обеспечение ведения первичных документов складского учета;

При формировании первичных документов складского учета (Передачи товаров в места хранения, документов реализации, перемещений товаров и т.п.) в Системе используются базовые инструменты и функции 1С:Управление Торговлей (1С:УТ).

Анализ состояния отгрузки готовых изделий по Заказу и их наличия в свободном остатке.

В результате, в Системе ведется обособленный учет (согласно требованиям ISO 9000) по каждому изделию с заводским номером, что позволяет обеспечить его прослеживаемость на всех этапах его жизненного цикла, в том числе, возвратов на гарантийные и негарантийные ремонты.

Похожие материалы: